Protokoll Muster

Was ist ein Protokoll?

Obwohl das Wort “Protokoll” in dem Ausdruck Musterprotokoll vorkommt, hat es wenig gemein mit dem was man unter einem normalen Protokoll versteht. Das Musterprotokoll wird nach der Beglaubigung durch einen Notar zu einer Urkunde und damit zu einem offizillien Dokument. Es vereint die Satzung, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste der Unternehmergesellschaft mit beschränkter Haftung.

Im Folgenden klären wir den Begriff “Protokoll” sowie weitere in diesem Zusammenhang entstehenden Begriffe, um etwaige Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.

Protokoll

Synonyme: Aktennotiz, Aufzeichnung, Niederschrift, Mitschrift, Manuskript, Notiz, Vermerk, Memo, Niederschrift (Niederlegung in Schriftform). Protokolle müssen schnell verfasst und entsprechend zügig weitergereicht werden. Nachdem es von allen Teilnehmern kontrolliert wurde, kann der Protokollant eine verpflichtenende, gültige Endversion rumsenden. Ein Protokoll ist eine Zusammenfassung eines Ereignisses oder eines Vorgangs bei der meist folgende Informationen notiert werden:

  • Zeitpunkt
  • Teilnehmer
  • Grund der Veranlassung
  • Durchführung
  • nächster Termin

Je nach Veranlassung können verschiedene Protokolle unterschieden werden. Im weiteren Sinne ist ein Protokoll eine wortgetreue Niederschrift bzw. auf die wesentlichen Worte beschränkte Niederschrift z. B. Sitzung, Verhandlung, Mitgliederversammlung, Gesellschafterversammlung, Wohnungsübergabe, Verhör. Im engeren Sinne also im Bereich der Fachsprache meint ein Protokoll einen genauen Bericht über die Durchführung und Ergebnisse eines bestimmten Vorgangs z. B. Operation, Experiment etc. .

Bericht

Bei einem Bericht handelt es sich um eine objektive Schilderung eines Sachverhalts oder einer Handlung, bei der Wertungen durch den Autor außen vor bleiben und das Dokument Informationszwecken dient.

Beispiele für Berichte:

  • Journalistischer Bericht
  • Geschäftsbericht
  • Umweltbericht
  • Forschungsbericht

protokollieren

Protokoll führen (Synonyme: schreiben, aufzeichnen, ein Protokoll aufnehmen/führen/schreiben, festhalten, mitschreiben, mitstenografieren, niederschreiben, notieren)

Protokollierung

Der Akt des Protokoll Führens (Synonyme: Aufnahme, Aufzeichnung)

Protokoll Muster / Protokollvorlage

Protokoll Muster dienen als Vorlage zum schnellen Erstellen von Protokollen und damit man wichtige Punkte nicht vergisst. Solche Mustervorlagen existieren meistens als Word oder PDF Datei.

Welche Arten von Protokollen gibt es?

1. Protokoll der Polizei

Schriftliche Verwarnung

2. Versuchsprotokoll

Bei der Durchführung eines Experiments (wissenschaftlicher Versuch) werden alle Schritte dokumentiert. Das Ziel, den Verlauf und die Ergebnisse. Die Mitwirkenden müssen Beobachtungen und Erklärungen bezüglich der Auswertung niederschreiben. In der Industrie hat ein solches Protokoll gleichzeitig die Aufgabe dem Nachweis der Erfüllung von gesetzlichen und qualitativen Anforderungen zu dienen.
Aufbau eines Versuchsprotokolls:

  1. Versuchsfrage
  2. Hypothese/Vermutung
  3. Versuchsmaterial
  4. Versuchsaufbau, -skizze, -durchführung
  5. Versuchsbeobachtung
  6. Versuchsdeutung
  7. Versuchsfrage beantworten, Hypothese annehmen oder ablehnen
  8. Fehleranalyse

3. Gedächtnisprotokoll

Ein Gedächtnisprotokoll ist die informellste Art eines Protokolls. Es schildert die Ereignisse eines Vorfalls aus dem Erinnerungsvermögen. Die Niederschrift sollte zügig passieren, um eventuelle Erinnerungslücken zu vermeiden. Es dient vor allem Zeugen, die sich auf eine mögliche Befragung vorbereiten möchten.  Ein Gedächtnisprotokoll ist immer subjektiv und beschreibt wie eine einzelne Person einen Vorgang wahrgenommen hat.

4. Ergebnisprotokoll

Ein Ergebnisprotokoll ist quasi eine Verkürzung eines normalen Protokolls. Es steht nicht die Durchführung im Vordergrund sondern lediglich die Ergebnisse und Beschlüsse einer Zusammenkunft. Dabei wird nicht nur eine ToDo-Liste erstellt, sondern die Ergebnisse werden nachvollziehbar zusammengefasst.

5. Besprechungsprotokoll / Sitzungsprotokoll

In einigen Fällen gibt der Gesetzgeber eine Protokollführungspflicht vor. Dies ist zum Beispiel der Fall bei einer Aufsichtsratsitzung, gem. § 107 Abs. 2 AktG muss ein Sitzungsprotokoll angefertigt werden. Sitzungsprotokolle müssen meist bestimmte Vorgaben erfüllen und besitzen einen offiziellen Charakter. Mögliche Verwendungen für das Protokoll: Meeting, Besprechung, Sitzung etc.

6. Weitere Protokolle / Begriffe

Es gibt daneben noch zahlreiche Anlässe um Protokolle zu verfassen. Beispiele: Beschlussprotokoll, Kassenprotokoll, Vernehmungsprotokoll, Tonbandprotokoll, Verlaufsprotokoll, Ablaufprotokoll, Gründungsprotokoll, Abnahmeprotokoll, Bauabnahmeprotokoll, Gesprächsnotiz, Mobbingprotokoll, Kommunikationsprotokoll, Internetprotokoll etc.

Diplomatisches Protokoll

Das Wort Protokoll kann aber auch eine weitere Bedeutung haben. Im diplomatischen Verkehr meint es verbindliche Formen und diplomatische Zeremonielle. Es handelt sich um Vorschriften, die den Ablauf eines Staatsbesuches beschreiben (Sitzordnung, Kleiderordnung). Es hat also nichts mit einer Niederschrift zu tun sondern vielmehr geht es um Umgangsformen und die Etikette.